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ZOOM、Teams、Whereby、ハングアウト…。注目の「WEB会議ツール」!

コロナ禍の影響で、ZOOMやTeamsなどのWEB会議ツール」への注目が集まっています。

皆さんご存じのTwitter社ではリモートワークの無期限化を発表しました。

「リモートワークを導入したら生産性が向上した!」という会社もあり、

コロナの感染を防ぐという目的以外でも「WEB会議ツール」が注目されています!

そこで今回は「WEB会議ツールってどういうものなの?」ということに焦点を当てていきたいと思います!

  • 「WEB会議ツール」って何?
  • どんなものがあるの?
  • 使う前の準備はあるの?
  • 「ZOOM飲み」などで話題の「ZOOM」とは?

1.「WEB会議ツール」って何?

ZOOMやTeams、Wherebyなどの、音声・映像・テキストなどでやりとりができるオンラインツールのことです。

オンライン上でやりとりができるため、離れた場所でも意思疎通をしながら作業ができ、

リモートワークをする上でほぼ必須のアイテムとなっています!

2.どんなものがあるの?

  • ツール名(提供会社名)
  • ZOOM(ZOOMビデオコミュニケーションズ)
  • Teams(Microsoft)
  • Whereby(Whereby)
  • Google ハングアウト(Google)
  • Cisco Webex Meetings(Cisco Webex)

などがあります!

それぞれのツールによって、出来ることと出来ないことがあるので、興味があればぜひ調べてみてください!

3.使う前の準備はあるの?

パソコンやスマホ、ネット環境が有れば基本的には大丈夫です!

しかし、オンライン会議ならではのマナーがあります!

今から少しご紹介します!

  • ネット回線の確認をする

WEB会議ツールはネット回線を使用して会議などを行います。そのため、回線が不安定だと、会議の進行に影響が出てしまい、相手に迷惑をかけてしまいます。

それを防ぐために、事前にネット回線の確認をしておきましょう!

  • 静かな環境で行う

周りの騒音が入ると、会話の内容がお互いに聞こえなくなる可能性があります

さらに、近年のパソコンやスマホに使われているマイクは性能が高いため、小さな音でも拾う可能性があります。

意思疎通をうまく図るためにも、静かな環境で行うようにしましょう!

  • イヤホンを使う

パソコンやスマホ内蔵のスピーカーを使用した場合、「ハウリング※」という現象が起こる可能性があります。

ハウリングが起こってしまうと、両者の声が聞き取りにくくなるため、必ずイヤホンやヘッドホンを使うようにしましょう。

※スピーカーから出た音声をマイクで拾ってしまい、相手が話したことが相手のスピーカーからも出てしまうこと。場合によっては非常に不快な音(キーンと響くような高音のノイズ)が発生するため注意が必要。

  • なるべく一人の環境で行う

周りの騒音に対する注意も大切なのですが、もし公共の場所などで行なっていると、自分の声が周りの人の迷惑になる可能性があります。

会議メンバーや周囲の人の両方に迷惑がかかってしまうため、なるべく一人の環境で行いましょう。

4.「ZOOM飲み」などで話題の「ZOOM」とは?

最近、「ZOOM飲み」という言葉をよく耳にします。

「ZOOM飲み」とは、「WEB会議ツール」の一つである「ZOOM」を使って行う飲み会のことです。

飲み会にも使われる「ZOOM」について、少し解説していきます。

WEB会議ツールの一つであるZOOMでは、他のツール同様に、音声・映像・テキストなどをオンライン上でやり取りすることができます。

ZOOMには会議を円滑に進めるための注目していただきたい機能がございます!

それは

  • 「レコーディング機能」
  • 「画面共有機能」
  • 「ブレイクアウトルーム機能」

の3つです!

それぞれ詳しく説明していきます。

  • 「レコーディング機能」

その名の通り、「会議をレコーディングする機能」のことです。

他のツールでは有料プランから使用できるようになる機能だったりするのですが、

ZOOMではこれを無料プランから使用することができます!

自らホスト(主催者)になったミーティングを開催すれば、レーコーディングボタンを押すだけでビデオ録画できるのです!

さらに、ミーティングが終了すると、自動で録画した内容がファイルとして書き出されます!

なお、ミーティングに参加するクライアントが録画したい場合は、ホストの許可を得る必要があります。

  • 「画面共有機能」

画面共有機能とは、ミーティングしている人に使用しているデバイスの画面を共有できるZOOMの機能です。

PDFやパワーポイントなどのファイルを参加者に見せながらオンライン会議ができるので、非常に利便性が高いです!

専用システムの使い方や特定のシステムの操作方法を共有したい場合に、WEB会議ツールZOOMの画面共有機能が役立つこと間違いなしです!

  • 「ブレイクアウトルーム機能」

ブレイクアウトルーム機能とは大勢の参加者でZOOMを使ってミーティングをしているときに、メンバーをいくつかのグループに分けられる機能のこと。

ホストが参加者のグループ分けを指定する方法もありますし、ランダムシステムでグループを作成する方法もあります。

ZOOMには無料プラン(パーソナルミーティング)と3つの有料プラン(企業、ビジネス、プロ)があります。

それぞれ異なったサービスとなっており、無料プランでは3人以上で会議する際、40分までしかできないという制限があります。

そのため、企業で利用する際は、有料プランで利用されることをおすすめします。

これからさらにデジタル化が進むことが予想されます。

新しい働き方の1つとして、ぜひWEB会議ツールを取り入れてみては?

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