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【電子帳簿保存法 Q&A】

筆者:税理士 佐野 元洋
“中小企業の経営参謀”

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こんにちは!

「DX」や「デジタル化」といった言葉が注目される中、電子帳簿保存法が改正されますね!

今回はそんな年明け令和4年1月1日から適用される改正電子帳簿保存法についてのQ&Aが更新されましたので、詳しく見ていきます!

【制度の概要等】関係(紙と電子データの重複)

●追加質問1

電子取引で受け取った取引情報について、同じ内容のものを書面でも受領した場合、

書面を正本として取り扱うことを取り決めているときでも、電子データも保存する必要がありますか?

〇回答1

電子データと書面の内容が同一であり、書面を正本として取り扱うことを自社内等で取り決めている場合には、

当該書面の保存のみで足ります。

ただし、「書面で受領した取引情報を補完するような取引情報が電子データに含まれている」などその内容が同一でない場合には、いずれについても保存が必要になります。

【保存方法】関係(EDI の保存方法)

●追加質問2

※EDI 取引を行った場合、取引データそのものを保存する必要があるでしょうか、

それとも EDI※ 取引項目を他の保存システムに転送し PDF データ等により保存することも可能でしょうか。

※Electronic Data Interchangeの略。「電子データ交換」の意味。専用回線や通信回線を通じ、ネットワーク経由で標準的な書式に統一された発注書、納品書、請求書などのビジネス文書を電子的に交換することを指す。

〇回答2

データそのものに限らず、当該 EDI データについて、取引内容が変更されるおそれのない合理的な方法により編集されたデータにより保存することも可能と考えられます。

【検索機能】関係

●追加質問3

自社のメールシステムでは受領した取引情報に係る電子データについて検索機能を備えることができません。

その場合に、メールの内容を PDF 等にエクスポートし、検索機能等を備えた上で保存する方法でも認められますか。

〇回答3

認められます。

【解説】

当該メールに含まれる取引情報が失われないのであれば、メールの内容を PDF 等にエクスポートするなど合理的な方法により編集したもので保存することとしても差し支えありません。

●追加質問4

検索要件の記録項目である「取引金額」については税抜、税込どちらとすべきでしょうか。

〇回答4

帳簿の処理方法(税込経理/税抜経理)に合わせるべきと考えられますが、受領した国税関係書類に記載されている取引金額を検索要件の記録項目とすることとしても差し支えありません。

●追加質問5

例えば単価契約のように、取引金額が定められていない契約書や見積書等については、

検索要件における「取引金額」をどのように設定すべきでしょうか。

〇回答5

記載すべき金額がない書類については、「取引金額」を空欄又は0円と記載することで差し支えありません。

ただし、空欄とする場合でも空欄を対象として検索できるようにしておく必要があります。

●追加質問6

「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしておく場合の当該電磁的記録の提出について、

提出の際のデータの形式や並び順について決まりがあるのでしょうか。

また、保存媒体自体についても提示・提出の必要はあるのでしょうか。

〇回答6

税務調査の際に税務職員が確認可能な状態で提供されれば形式や並び順は問いませんが、

通常出力できるであろうファイル形式等で提供される必要があります。

また、「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしておく場合には、

保存媒体の提示・提出に応じることができるようにしておくことまでは含まれていませんが、

その保存媒体についても質問検査権に基づく確認の対象となる場合があります。

まとめ

いかがでしたか?

適用される日が近づいてきた電子帳簿保存法。

今のうちにしっかり確認しておきましょう!

著者情報

かなえ経営株式会社 代表取締役 佐野 元洋 プロフィール写真

この記事の著者

佐野 元洋 Motohiro Sano

  • かなえ経営株式会社 代表取締役
  • 焔(ほむら)綜合会計事務所 所長
  • 税理士・ファイナンシャルプランナー(CFP)
  • 奈良県中小企業家同友会所属 会内役職:副代表理事,青年部会直前会長

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